Vamos direto a um ponto importante: se você precisa ficar reservando salas para fazer as reuniões diárias de um projeto Scrum, então lamento dizer que a coisa deixou de ser ágil e, desta forma, começou a ficar improdutiva.
Veja se você já viu algo parecido:
Para realizar as reuniões diárias, o Scrum Master se vê obrigado a ficar “caçando” salas pela empresa. Nos horários marcados, como em toda boa e velha reunião, há os que chegam dois minutos antes, um minuto antes, um minuto depois, dois minutos depois e quatro minutos depois, às vezes por conta até do elevador ou porque havia uma pequena fila na máquina do café. Nisto a reunião já foi estorvada. Quando ela começa, é quase impossível ficar no foco das três perguntas clássicas e, além disto, como um quadro físico de projeto não pode ficar itinerante pelas salas, acaba sendo atualizado depois ou então a equipe faz uso das abomináveis ferramentas online de gestão, gerando ainda mais overhead. Então, contando o tempo de todos retornarem aos seus postos, a bendita reunião de 15 minutos consumiu 45.
Notem que não coloquei no cenário fatos comuns que atravancam ainda mais a reunião, como por exemplo ter de fazer conference com gente que está em home office meio improvisado (a conexão vive caindo ou então mal dá para ouvir o que cada lado fala em meio aos latidos de cachorro) e outras disfunções típicas das maravilhosas reuniões tradicionais.
Por que isto acontece? Uma razão comum é a incompatibilidade do arranjo físico do local com o exercício do ágil. A equipe, o quadro do projeto e tudo o que for necessário tem de estar próximo, ao alcance da mão, prático, sem necessidade de grandes manobras.
Uma reunião diária boa deve ocorrer na frente do quadro perto do qual todo mundo já está e trabalha (ou com quadro virtual exibido), sem que as pessoas precisem ficar se deslocando. E sem necessidade também de ficar conectando isto, abrindo aquilo, acessando a planilha X, logando a ferramenta Y etc. etc. É para as pessoas responderem as três perguntas, endereçando o que for necessário, e encerrar a coisa praticamente sem sair do posto. Qualquer coisa que comece a fugir disto inicia a marcha rumo ao insuportável e merece ser classificada como impedimento.
Infelizmente, há organizações que querem adotar o ágil mas descuidam do layout, que tem de ser específico, além de não gostar de ver post-its espalhados pelas paredes. Não sei se ajuda dizer, mas as empresas mais maduras do mundo no uso do ágil, onde se conversa com o Product Owner de manhã e à tarde a feature já está implementada em produção, os instrumentos são bem mais simples e o “digital” fica restrito ao produto em desenvolvimento, não aos acessórios metodológicos, que no fundo não passam de muda (desperdício, na linguagem do “lean”).
No caso do trabalho virtual, em home office, o uso de ferramentas digitais se torna imprescindível, mas que se resuma ao essencial. De complexo, já basta o produto em desenvolvimento.
Roberto Pina Rizzo
MSc, PMP, PMI-ACP, SAFe Agilist
Lean Agile Change Agent / Gestor Senior de TI
